1 Sebuah organisasi besar seperti sebuah sekolah yang mempunyai pelajar melebihi 1500 orang, dengan jumlah premis yang begitu banyak, kakitangan yang ramai dan kemudahan yang besar selalu menghadapi masalah dari segi kawalan, penyampaian maklumat dan keberkesanan fungsi tenaga manusianya.

2 Sangkaan awal ialah apabila ramai orang berada di dalamnya lebih banyak orang yang akan membantu untuk kemajuan organisasi kerap kali silap. Ia selalu menjadi khabar gembira pada awalnya tetapi mengecewakan di akhirnya.

3 Sebaliknya jika tenaga yang ramai itu tidak dimanipulasi dan diorganisir sebaik-baiknya, akan berlaku pembaziran, tumpuan secara berlebihan kepada seorang dua individu, kesulitan untuk mencari sukarelawan dan tolak menolak tugas secara berterusan.

4 Apabila hal-hal di atas berlaku yang akan menerima kesannya ialah organisasi dan akhirnya yang akan ditimpa bebanan ialah pihak pengurusan utama yang akan campurtangan pada saat-saat akhir untuk menyelamatkan keadaan.

5 Kelihatan tugasan akhirnya berjaya diselesaikan tetapi itu bukanlah melambangkan kerja dan fungsi organisasi yang sebenar sesudah ditentukan pengagihan bidang tugas, empowerment dan penurunan kuasa.

6 Anda ada sebuah organisasi yang hampir ada segala-galanya dengan sekumpulan kakitangan, kemudahan dan instrumen, tetapi hanya ada seorang dua yang melakukan kerja sedangkan yang lain-lain berlepas tangan.

7 Apakah maknanya anda berada dalam sebuah organisasi jika hal seperti ini sampai terjadi. Bagi saya itu tidak bermakna langsung dalam kita berorganisasi.

8 Saya menyarankan strategi pengecilan dan penggabungan bagi organisasi besar yang menghadapi masalah seumpama ini.

9 Walaupun pembentukan Jawatankuasa nampak cantik di atas kertas tetapi bukan tepat untuk semua urusan. Bilangan AJK agak ramai, tetapi fokus selalu terarah kepada Setiausahanya atau seorang dua yang dikenali dengan kerajinannya melakukan kerja.

10 Kadang-kadang ia melambatkan sesuatu urusan yang perlu ditangani segera sebab semua keputusan yang diambil perlu melalui satu mesyuarat AJK dan disahkan dalam dokumen yang dipanggil minit.

11 Adalah lebih baik melantik seseorang untuk dipertanggungjawabkan dalam satu-satu urusan dengan seorang atau dua lagi yang akan membantunya.

12 Apabila sesuatu urusan perlu diselesaikan, kita hanya menyerahkannya kepada individu yang dipertanggungjawabkan yang tentunya telah memahami fungsinya melalui senarai tugas dalam sebuah Fail Meja.

13 Melalui cara ini pihak pengurusan utama akan nampak lebih jelas kerana kita telah meletakkan tanggungjawab itu kepada seseorang. Dan orang itu itu mesti bertanggungjawab menyelesaikan kerja-kerjanya sejajar dengan bidang tugas yang di bawah jagaannya.

14 Kita tak tercari-cari lagi kepada siapa tugasan itu harus diberikan atau berasa was was kalau tugas-tugas yang diberikan kepada jawatankuasa itu akhirnya tidak dapat diselesaikan kerana berlaku tolak menolak tugas di kalangan AJK.

15 Jawatankuasa sebenarnya baik dalam membentuk permuafakatan dan kerjasama antara AJK melalui kaedah syura tetapi lebih dahulu perlu diperjelaskan fungsi setiap AJK melalui pembentukan unit-unit lebih kecil dalam Jawatankuasa itu dan setiap AJK telah ditentukan akan fungsi masing-masing di samping dibekalkan dengan senarai tugas yang diperincikan.

16 Penjelasan fungsi dan perincian tugas itu perlu supaya tidak berlaku pertindihan kerja, perlanggaran terhadap sempadan tugas, berulang-ulang kerja dan kekaburan mengenai fungsi dan peranan masing-masing.

17 Selain strategi di atas penggabungan perlu dibuat dengan memansuhkan sahaja Jawatankuasa yang mempunyai fungsi yang sama dengan satu Jawatankuasa yang lain.

18 Di bulan-bulan terakhir sebelum menjelang awal tahun depan kita tentu disibukkan dengan penetapan tugas kakitangan dan pemurnian Jawatankuasa yang dibentuk sebelum dokumen berkaitan dicetak dan diedarkan kepada seluruh anggota sebagai buku panduan.

19 Inilah masanya kita membuat penilaian semula tentang keberkesanan JK yang sedia ada dan guru yang dipertanggungjawabkan untuk suatu urusan.

20 Maka saya menyarankan di sini strategi pengecilan, penggabungan dan penyingkiran sebagai jalan keluar paling berkesan yang saya kira perlu diberi perhatian, terutama untuk menghadapi sebuah organisasi besar.

21 Lebih kecil saiz JK yang dibentuk, dan lebih sedikit individu yang terlibat untuk sesuatu urusan lebih mudahlah kita membuat kawalan ke atas jumlah klien yang ramai.

Hakcipta Abd Bashid Harun
Dip NPQH (IAB), Master Kepengetuaan (UM)